PRIVACY プライバシーポリシー

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/ 個人情報保護方針

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1.個人情報は、マンション・ビル管理業務、賃貸経営代行業務、及び不動産売買・仲介業務等における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

2.個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。

3.個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。

4.個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

5.個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

以上
制定 2017年3月1日
改定 2020年6月1日
東京ディフェンス株式会社
代表取締役 山田 邦博

個人情報問合せ窓口

情報セキュリティ対策室
電話番号 03-5742-1110
受付時間 9:00〜17:00(土日祝・年末年始・夏季休暇を除く)

個人情報の取扱いについて

1. 個人情報保護管理者

東京ディフェンス株式会社 情報セキュリティ対策室 室長

2. 利用目的について

【マンション・ビル管理業務】
① お客様とのご契約履行にあたり、契約管理、家賃管理、建物管理等の各種管理の実施
② 施工及び管理実績を工事経歴とする営業活動
③ 建物賃貸事業に関する情報・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動、マーケティング活動
④ 資産承継、資産活用又は資産管理に関する情報提供・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動及びマーケティング活動
⑤ 損害保険およびこれらに付帯・関連するサービスのご案内・ご提供
⑥ 緊急時の連絡・対応
⑦ 当社発行の情報誌の発行

【賃貸経営代行業務情報】
① お客様とのご契約履行にあたり、契約管理、家賃管理、建物管理等の各種管理の実施
② 施工及び管理実績を工事経歴とする営業活動
③ 建物賃貸事業に関する情報・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動、マーケティング活動
④ 資産承継、資産活用又は資産管理に関する情報提供・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動及びマーケティング活動
⑤ 損害保険およびこれらに付帯・関連するサービスのご案内・ご提供
⑥ 緊急時の連絡・対応
⑦ 当社発行の情報誌の発行

【不動産売買・仲介業務等】
① 不動産仲介、賃貸管理等の事業に関する契約の履行及び情報・サービスの提供
② お客様との「建物賃貸借契約」「不動産売買契約」等の契約履行
③ ご契約時の各種保険、引っ越し、リフォーム等のサービスの提供
④ ご契約後の契約管理・家賃管理・建物管理・緊急対応等、アフターサービスの実施
⑤ 不動産物件の仲介、購入、建物賃貸事業等に関する情報提供依頼
⑥ 不動産物件に関する情報・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動、アフターサービス及びマーケティング活動
⑦ 資産承継、資産活用又は資産管理に関する情報提供・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動及びマーケティング活動
⑧ 緊急時の連絡・対応

【当社従業員情報】
① 業務連絡、報酬支払い、人事考課、社会保険関係手続き、福利厚生提供、法律上要求される諸手続き、その他雇用管理
② 賃金関係情報、報酬の決定及び支払、年末調整手続き
③ 人事考課、配属先の決定
④ 健康的な就業状態の確保、労働者による適正な健康管理
⑤ 源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務

【当社への採用応募者情報】
① 弊社の人事採用活動(書類審査、面接、評価、応募者への連絡等)

【防犯カメラ情報】
① 施設内の防犯、安全管理

【ホームページなどからのお問合わせ、依頼】
① 当社サービスに関するお問合わせ、依頼、連絡、資料の発送のため

【その他】
① 当社への来訪者の確認及び来訪者への対応内容の記録
② 電話の通話内容の正確な記録、内容の確認、及び電話対応の品質向上のための録音

3.個人情報の取扱いの委託

個人情報の取扱いを含む業務の全部又は一部は、利用目的の達成に必要な範囲で、設備などの点検・修理、工事、夜間緊急窓口対応等、他の会社へ委託する場合があります。

4.個人情報の開示、訂正、利用停止

お客様ご本人又はその代理人が、個人情報に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下”開示等”という。)を要求される場合の手続き及び連絡先は、【個人情報問合わせ窓口】となります。開示等の手続きについては〈お客様の個人情報の開示等の手続きについて〉をご参照ください。

5.Webサイトにおける個人情報の取扱い

当社のWebサイトでは、お客様個々のニーズに合わせてWebサイトの内容やサービスをカスタマイズするために、一部にCookie(クッキー)という技術を利用しています。クッキーはお客様のコンピューターを識別することはできますが、お客様が個人情報を入力しない限りお客様個人を識別することはできません。 当社のWebサイトを通じてお客様からの個人情報をご提供いただく場合は、通信途上における第三者の盗聴等を防止するため、SSL(Secure Socket Layer)による暗号化又はこれに準ずるセキュリティ技術を使用しております。

6. 開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

マンション管理に関わる個人情報の取り扱いについ
 Tel:03-5742-1110
 受付時間 9:00~17:00(土日祝・年末年始・夏季休暇を除く)

賃貸・売買に関わる個人情報の取り扱いについて
 Tel:03-5742-2110
 受付時間 9:00~17:00(土日祝・年末年始・夏季休暇を除く)

1)開示等の求めの申し出先
開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。

2)開示等の求めに関するお手続き
①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「開示対象個人情報開示等請求書」を郵送いたします。
②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例 : 電話番号と生年月日等)の情報をお問合せさせていただきます。
④回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)にておこないます。

3)代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

①代理人である事を証明する資料

<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>
 本人の委任状(原本)

<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>
 いずれかの写し
 戸籍謄本
 住民票(続柄の記載されたもの)
 その他法定代理権の確認ができる公的書類

<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>
 いずれかの写し
 後見登記等に関する登記事項証明書
 その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を証明する資料

 運転免許証
 パスポート
 健康保険の被保険者証
 住民票

4)利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
 1回のお求めにつき1000円(お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。)

7. 認定個人情報保護団体について

当社は、認定個人情報保護団体である「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の対象事業者です。

当社では「苦情・相談窓口」を設置し、ご相談や苦情等をお受けしておりますが、下記団体の「個人情報保護苦情相談室」にご連絡いただくことも可能です。

個人情報保護苦情相談室
 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC)
 プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室
 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル 12階
 TEL:03-5860-7565 / 0120-700-779